Ранее мы уже рассматривали вопрос о применимости норм Закона о персональных данных к архивным документам, где попытались разобраться в видах хранения документов и их правовом регулировании. Тем не менее, остался не рассмотренным ещё один значимый вопрос — требуется ли согласие на обработку персональных данных при передаче документов в архив?
Архив — что это?
В п. 9 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Если буквально трактовать п. 9 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и исходя из норм гражданского законодательства, то архив, являясь учреждением, будет унитарной некоммерческой организацией, осуществляющей управленческие, социально-культурные или иные функций некоммерческого характера. При этом в ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» используется иная формулировка, и вместо «учреждение» употребляется термин «организация», который не ограничивает вид организационно-правовой формы архива.
Однако, никакого противоречия здесь нет, т. к. в п. 9 ст. 3 указанного закона речь идет только о государственных (муниципальных) архивных организациях, чьей обязанностью является прием и хранение документов независимо от их формы собственности.
Нужен ли организации собственный архив?
Создание архива в организации, в том числе в качестве структурного подразделения, не является обязательным в соответствии с ч. 2 ст. 13 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где прямо предусмотрено, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Стоит заметить, что в ряде нормативно-правовых актов закреплена обязанность обеспечивать сохранность документов. Например, ст. 89 ФЗ РФ «Об акционерных обществах» - общество обязано хранить документы в порядке и сроки, предусмотренные Постановлением ФКЦБ РФ № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
В свою очередь, Постановление определяет, что документы общества на постоянное хранение передаются в архив общества.
Путем нехитрых умозаключений можно сделать вывод, что для определенных юридических лиц, в зависимости от организационно-правовой формы, организация архива является обязательной.
«Архивные» компании как альтернатива собственного архива
Как мы видим, закон предполагает два варианта создания архива, которые имеет свои нюансы.
Далеко не всегда организация может себе позволить выделить структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Прежде всего это связано с тем, что Российское законодательство содержит ряд трудозатратных мер по обеспечению хранения документов, например, система ограничения доступа, особый температурно-влажностный режим, квалифицированные специалисты и другие.
В таких случаях, на помощь приходят частные «архивные» компании, которые предлагают разнообразный набор аутсорсинговых услуг и условий сотрудничества.
Как правило, заключая подобный договор, ни одна из сторон не задумывается о правовом основании передачи архивных документов, содержащих персональные данные, ссылаясь на ч. 2 ст. 1 Федерального закона РФ «О персональных данных».
Такое решение можно назвать весьма опрометчивым, т. к. здесь скрыты подводные камни, которые могут привести к штрафам.
Правоприменительная практика
Исходя из сложившейся судебной практики и предписаний Роскомнадзора, можно сказать, что большинство операторов персональных данных при передаче документов на архивное хранение лицу, оказывающему данную услугу, не получают согласие на передачу персональных данных от субъектов, чьи данные содержатся в архивных документах.
Руководствуясь ч. 2 ст. 1 Федерального закона РФ «О персональных данных», оператор не учитывает, что архивирование документа предполагает соблюдение определенного режима, особенности которого предусмотрены законодательством об архивном деле .
Так, например, в соответствии с ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе.
Кроме того, документ становится архивным только в том случае, если собственник (владелец) документа принял решение об его передаче в архив. Такое решение может быть принято в связи с окончательным исполнением данного документа (например, трудовой договор), а также, когда в процессе текущей хозяйственной деятельности организации данный документ более не пригодится.
Именно отсутствие документов, подтверждающих соблюдение установленных требований архивного законодательства, в том числе отсутствие доказательств передачи документов на архивное хранение, вызывает нарекания при проверке.
Таким образом, при несоблюдении определенного режима архивирования документов, содержащих персональные данные, нельзя говорить об архивном хранении этих документов.
Требуется ли согласие субъекта персональных данных на передачу его данных в архив?
Немаловажным является и тот факт, что суды и Роскомнадзор отмечают, неприменимость ч. 2 ст. 1 Федерального закона «О персональных данных» к отношением по передаче персональных данных.
Аргументируют это буквальным толкованием указанной нормы: организация хранения, комплектования, учета и использования — сфера действия законодательства об архивном деле в Российской Федерации; передача - не подпадает под указанные исключения.
Следовательно, должна осуществляться с учетом требований Федерального закона «О персональных данных».
Из этого следует, что при передаче документов на архивное хранение, в частности третьему лицу, требуется получить согласие лица на передачу его персональных данных.